Lijst mogelijke potentiële sponsors op
De beste manier om je potentiële sponsors op te lijsten is door de websites van andere evenementen of soortgelijke projecten te bezoeken en te gaan checken welke sponsors zij hebben kunnen aantrekken. Daarnaast maak je ook best een opsomming van sponsors die regelmatig in jouw regio sponsorprojecten of evenementen steunen. Check vervolgens of de bedrijven die je hebt opgelijst voor sponsorwerving ook wel degelijk passen bij de waarden en doelstellingen waar jouw vereniging of project voor staat. Bij sponsorwerving is het dus van cruciaal belang dat je eerst je toekomstige sponsors oplijst, waarvan je denkt dat ze interesse zullen hebben in jouw doelgroep én de inhoud van je project.
Moet ik een sponsordossier opstellen?
Hoe neem je contact op met deze potentiële sponsors? Dit doe je in de eerste plaats door kort en krachtig jouw project te profileren naar deze mogelijke partner. Maar hoe doe je dat? Volgens de "oldskool" manier zou je inderdaad eerst en vooral een degelijk sponsordossier moeten opmaken om dit vervolgens op te sturen per post of via e-mail naar al deze sponsors .. of beter nog zelf overhandigen? Nu, laat ons eerlijk zijn, jouw project zal wellicht niet het enige zijn wat bij hen terechtkomt. Dus de kans is ook groot dat ze het niet eens of laat staan volledig zullen doornemen. Bedrijven die op zoek zijn naar sponsoring opportuniteiten weten best heel goed wat ze willen en in eerste instantie zullen ze kijken naar een aantal belangrijke parameters in jouw dossier om na te gaan of jouw project wel überhaupt in aanmerking komt!
Drankensponsors bevoorbeeld, meerbepaald alcoholische, zullen géén evenementen sponsoren waar minderjarigen toegang hebben. Ga je drank verkopen? Is de plaats waar het evenement doorgaat afgesloten? M.a.w. kan men makkelijk eigen drank meenemen naar het event? (dit bepaald de verkoop en de waarde om drank te gaan promoten of verkopen danig!) We kunnen hier eindeloos factoren gaan opsommen, maar die zijn voor iedere potentiële sponsor verschillend. Juist om die reden is het handig om het digitaal platform van SponsorMatch te gebruiken. Sponsormatch combineert nl. al deze parameters waardoor sponsors meteen een duidelijk online overzicht krijgen van jouw project, zonder dat ze daarvoor eerst een meestal lijvig dossier moeten doornemen.
Een sponsordossier uitschrijven is één ding, maar het versturen, het aanbrengen naar de juiste sponsors vergt dus toch al een hele inspanning. Maar daar stopt het niet, integendeel, daarna begint het pas. Vervolgens dien je een degelijke sponsorovereenkomst op te maken en de respectievelijke juiste handtekening te pakken krijgen en alle andere administratie (facturatie) op te volgen.
Wat is het alternatief? Een digitaal sponsoraanbod creëren!
Het is simpel : door nét die belangrijke parameters vast te leggen in een online profiel met een korte beschrijving van je evemenent of sponsorproject, vertel je de mogelijke sponsor al meteen wat hij eigenlijk wil weten op één overzichtelijke pagina. Door jouw profiel online aan te maken heb je meteen ook de mogelijkheid om jouw project online te gaan promoten via allerlei sociale media of via je eigen website of online community die je reeds hebt opgebouwd.
Hoe sponsors zoeken voor mijn digitaal sponsoraanbod?
Heb je jouw sponsorproject online aangemaakt en minstens één of meerdere sponsorvoorstellen (sponsorpakketten) eraan gekoppeld? Goed zo! Je bent nu klaar om je project te gaan promoten én uit te sturen naar je potentiële sponsorcontacten. Dit kan door je persoonlijke contacten een email te sturen (vanop het platform) met de link naar jouw online sponsorproject of meteen naar je online sponsorpakketten.
Wens je toch liever nog deur aan deur te gaan bij lokale of regionale handelaars? Dat kan nog steeds, laat hen ter plaatse een sponsorpakket online aankopen via je smartphone of stuur hen de link door via email na je bezoekje (zo stoor je hen ook niet lang tijdens hun dagdagelijkse taken). Wil je een breder publiek bereiken? Geen nood, deel je projectpagina of evenementenpagina via sociale media en doe een oproep om jouw project te sponsoren. Vraag aan leden van de organisatie, sportclub of vereniging of ze jouw oproep willen delen, zo bestaat de kans dat heel wat sympathisanten uit de KMO-sector jouw project leren kennen en willen steunen. En je bespaart je heel wat tijd uit, héél veel tijd! Want zodra één van die potentiële sponsors een sponsorpakket online aankoopt, ontvangen zij meteen een bevestigingsbericht (contractje) én een factuur voor hun boekhouding. Zo is alles netjes, snel en wettelijk goed geregeld. Wens je je sponsorpakketten aan te bieden vai je eigen website? Dat kan ook! SponsorMatch biedt de mogelijk om jouw sponsorpakketten te integreren op je eigen website als een sponsorwebshop.
Kortom, Sponsormatch zorgt ervoor dat het sponsorwervingsproces op een snelle efficiënte manier kan verlopen. Op die manier kan je je focussen op het aanbieden van de juiste sponsorpakketten en hoef je je als het ware enkel bezig te houden met het online promoten van je eigen online sponsorshop. Bovendien kan je keer op keer (jaar na jaar) je pagina aanpassen en sponsorpakketten toevoegen. En je krijgt ook nog eens een overzicht van alle sponsordeals die je hebt binnengehaald. Al je contractjes en facturen worden ook nog eens zorgvuldig bewaard en je kan deze opvragen via je account wanneer je maar wil.
De voordelen op een rijtje
- Jouw organisatie hoeft maar één keer zijn sponsor opportuniteit te registreren
- Eenmaal geregistreerd kan men de sponsorpakketten online aanbieden en verkopen
- Via sociale media kan je je sponsorproject gaan promoten, zowel lokaal als nationaal
- Via hetzelfde platform kan je op die manier ook andere potentiële sponsors benaderen
- Op het platform word je geïnformeerd hoe je het beste jouw sponsorpakketten kunt opstellen
- Sponsorcontracten en facturen worden automatisch gegenereerd
- Je kan je eigen sponsorpakketten integreren op jullie eigen website onder de vorm van een webshop (d.m.v. een html-code)
Wens je meer info over de werking van SponsorMatch, bezoek dan snel ons digitaal platform voor meer info!
Succes!
Het SponsorMatch Team
Geschreven door Kurt Cosijns.
Meer info